Gewähltes Thema: Durch das erste Jahr in der Eventplanung navigieren. Willkommen! Hier findest du ehrliche Einblicke, praktische Checklisten und kleine Geschichten aus dem echten Agenturalltag, damit du mit Klarheit, Mut und Struktur in dein erstes Eventjahr startest. Abonniere unseren Blog und schreibe uns deine Fragen – wir antworten mit Herz und Hands-on-Erfahrung.
Der Realitätscheck: Erwartungen vs. Alltag im ersten Jahr
Konzentriere dich auf drei Säulen: sauberes Briefing, klare Zeitpläne und ein kleines, verlässliches Netzwerk. Mein Wendepunkt kam, als ich Deadlines visualisierte und jeden Montag einen 30‑Minuten‑Prioritätencheck einführte.
Der Realitätscheck: Erwartungen vs. Alltag im ersten Jahr
In Woche drei sagte ein Mikrofoncheck 20 Minuten vor Einlass: No‑Go. Wir schalteten auf Backup-Technik um, kommunizierten ruhig und retteten die Stimmung. Seitdem liegt immer ein Ersatz-Set im Technik-Koffer.
Budget & Verträge: Deine Sicherheitsleine
Plane konsequent 10–15 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes ein. Erstelle eine transparente Kostenmatrix nach Kategorien wie Location, Technik, Catering, Personal und Deko. Abonniere, um unsere Budget-Vorlage zu erhalten.
Budget & Verträge: Deine Sicherheitsleine
Achte auf Stornofristen, Haftung, Zahlungspläne und Eigentum an Konzepten. Lass dir Leistungsumfänge schriftlich bestätigen. Ich markiere kritische Passagen farbig und erstelle eine Kurz-Zusammenfassung für schnelle Teamabstimmungen.
Kundenkommunikation, die Vertrauen aufbaut
Erkundige dich nach Ziel, Zielgruppe, Stimmung, Must‑Haves, No‑Gos und Erfolgskriterien. Nimm Beispiele mit. Ein Kunde sagte einmal, unser Fragenkatalog hätte ihm die Ziele überhaupt erst klar gemacht.
Kundenkommunikation, die Vertrauen aufbaut
Sende nach jedem Call ein knackiges Memo: Entscheidungen, offene Punkte, Verantwortliche, nächste Schritte, Deadlines. Diese Routine rettete mir einmal eine Woche Arbeit, als ein Missverständnis früh sichtbar wurde.
Lieferanten & Locations: Dein starkes Netzwerk
Dienstleister finden, die halten, was sie versprechen
Starte klein: 3–5 geprüfte Anbieter je Gewerke. Bitte um Referenzen, teste Reaktionszeiten, evaluiere Backups. Meine Faustregel: Wer im Angebot präzise ist, liefert auch präzise Leistung am Eventtag.
Venue-Scouting mit System
Arbeite mit Checklisten: Kapazität, Akustik, Anlieferung, Strom, Licht, Barrierefreiheit, Notausgänge, Nachbarn. Einmal rettete uns ein vorab geklärter Aufzugzugang die Aufbauzeit um fast eine Stunde.
Plan B, C und dein ruhiger Puls
Lege Alternativen schriftlich an: Ersatz-Caterer, zweite Bühne, Regenoption. Teile Backups transparent mit dem Team. Erzähl uns in den Kommentaren, welche Backup-Idee dich schon einmal gerettet hat.
Onsite-Operation: Der Tag X entspannt gelöst
Minutengenaue Abläufe, Verantwortliche, Kontakte, Technik-Queues, Umbaus, Moderationshinweise. Drucke Versionen für Schlüsselrollen. Mein Tipp: Eine „Stille Minute“ vor Einlass holt das Team mental zusammen.
Onsite-Operation: Der Tag X entspannt gelöst
Kurze Check-ins, klare Rollen, eine Sicherheitsrunde. Wir starten mit einer Lagekarte der Location und klären Funkdisziplin. Danach eine Fragerunde – erstaunlich, wie viele Missverständnisse sich so früh auflösen.
Onsite-Operation: Der Tag X entspannt gelöst
Gaffa, Kabelbinder, Powerbank, Edding, Sicherheitsnadeln, Blasenpflaster, Aspirin, Snacks, Wasser, Ladekabel. Dieser Koffer rettete mir schon eine VIP‑Rede, als ein Adapter fehlte und Sekunden zählten.
Dokumentiere jedes Projekt: Ziel, Ergebnis, Bilder, Zitate. Erzähl eine Mini‑Story über Herausforderungen und Lösungen. Ein Kunde buchte uns, weil er unsere Reflexionen über Improvisation als Stärke erkannte.
