Gewähltes Thema: Top-Herausforderungen beim Einstieg als Eventplaner. Hier findest du ehrliche Einblicke, greifbare Strategien und inspirierende Geschichten, die dir helfen, Hürden zu meistern, Momentum aufzubauen und deine ersten Events mit Selbstvertrauen auf die Bühne zu bringen.
Erwartungen kalibrieren: Vom Glamour zur Realität
Viele Einsteiger erwarten rote Teppiche, entdecken aber Kabel, To-do-Listen und Lieferzeiten. Die gute Nachricht: Genau hier entsteht dein Wert. Wer das Unsichtbare zuverlässig organisiert, schafft das Erlebbare – und gewinnt langfristig das Vertrauen von Kunden.
Ohne Referenzen die ersten Kunden gewinnen
Organisiere kleine, fokussierte Formate: Styled Shoots, Pop-up-Showcases, Networking-Abende. Lade potenzielle Partner und zwei Wunschkunden ein. Dokumentiere professionell, erzähle die Geschichte hinter dem Konzept und nutze das Material für Website und Social Media.
Ohne Referenzen die ersten Kunden gewinnen
Bitte um kurze, präzise Zitate von Teilnehmern oder Lieferanten. Kombiniere authentische Vorher-Nachher-Aufnahmen mit klaren Resultaten, etwa pünktlicher Ablauf oder zufriedene Gäste. Kurze Videostatements funktionieren besonders stark für Vertrauen.
Lieferanten- und Location-Netzwerk aufbauen
Partnerschaften statt Karteileichen
Weniger Kontakte, aber verlässliche. Lerne Arbeitsweisen, Stärken und No-Gos deiner Partner kennen. Nach jedem Projekt: kurzes Debrief, ehrliches Feedback, ein Dankeschön. Diese Kultur bringt dich schneller in Empfehlungslisten.
Location-Scouting mit System
Erstelle eine Begehungs-Checkliste: Anlieferung, Stromkreise, Akustik, Notausgänge, Backstage, Parken. Dokumentiere mit Fotos und Grundrissen. Diese Datenbank erspart dir später Nerven – und beeindruckt Kunden mit schneller, kompetenter Beratung.
Vom Kontakt zur Kooperation
Eine Einsteigerin schenkte einer Location ein Mini-Case mit Ablaufplan und Moodboard. Ergebnis: Sie wurde für eine Hausmesse gebucht und erhielt drei Folgeanfragen. Kleine, nützliche Gesten wirken stärker als lange Verkaufspitches.
Zeitmanagement und Selbstfürsorge
Blockzeiten und Fokusrituale
Plane feste Zeitfenster für Angebote, Konzepte, Backoffice. Nutze eine klare Aufgabenpipeline und batch ähnliche Aufgaben. Ein kurzer Reset-Spaziergang vor jedem Kundencall erhöht Fokus und Ausstrahlung spürbar.
Delegieren, auch als Solopreneur
Baue ein kleines Team aus Freelancern auf: Assistenzen, Aufbauhelfer, Grafik. Delegiere definierte Pakete mit Checklisten. Du gewinnst Zeit für Konzept und Kundenpflege – und bleibst gleichzeitig lieferfähig bei Peaks.
Fast im Burnout: eine Warnung
Ein Planer übernahm vier Events parallel und verlor den Überblick. Erst eine klare WIP-Liste, wöchentliche Kapazitätsplanung und ein Nein zu unpassenden Anfragen brachten Balance zurück. Grenzen setzen schützt Qualität.
Recht, Versicherung und Verträge
Definiere Scope, Ausschlüsse, Reaktionszeiten und Verantwortlichkeiten. Ergänze Änderungsprozesse und Freigaben. Eine klare Sprache verhindert Streit – und zeigt Kunden, wie professionell du Projekte führst.
Recht, Versicherung und Verträge
Prüfe Betriebshaftpflicht und eventbezogene Versicherungen je nach Format. Sprich mit einem spezialisierten Makler, dokumentiere Nachweise und sichere Partneranforderungen rechtzeitig ab. So minimierst du Risiken ohne Panik.
Risiko- und Krisenmanagement
Lege Alternativen für Technik, Personal und Wetter an. Teste kritische Abläufe vorab, halte Ersatzlieferanten bereit. Kleine Redundanzen verhindern große Katastrophen – und öffnen Raum für kreative Lösungen.
Bestimme eine zentrale Informationsquelle, z. B. einen Live-Chat fürs Team. Kurze, klare Messages schlagen hektische Anrufe. Ein ruhiger Ton und sichtbare Prioritäten geben allen Orientierung, auch dem Kunden.
Nach einem Stromausfall rettete ein Team die Stimmung mit Akustikset und Kerzen. Das Event wurde legendär – wegen Professionalität, nicht Perfektion. Teile deine größte Krisenlektion in den Kommentaren und abonniere für mehr Praxisstories.